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ERP在会计与财务管理中的应用

  随着互联网的发展和应用的普及,越来越多的事物被冠以“e”这个字母。可以说,网络革命把许多事物都e化了。在这背景下,人类最古老的行业之一——“会计”正经历着一场新的变革。而ERP(Enterprise Resources Planning)在会计领域的应用则是这场变革的一个突出趋势。ERP在会计领域的应用导致了传统会计作业模式向新模式的转移。那么,这一新模式,究竟“新”在哪里?本文在以下对此进行探讨。

  一、ERP发展的历史轨迹

  ERP是指整合企业内部资源的企业经营管理系统,使企业业务数据统一化、全部在线处理。从技术层面看,它是利用信息技术成果,对企业内部的各类资源包括人、物、财、信息等进行规划、统筹与整合,从而减少环节,提高生产率,增强企业竞争力。从管理层面看,它又是一个较完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、会计、质量控制、售后服务、人力资源、运输等管理系统。从电子商务运作系统看,ERP是基础工程,没有ERP,供应链管理就失去了支持,整个电子商务的品质就要打折扣。因此,ERP作为崭新的现代管理手段,它的核心管理思想就是实现对整个供应链进行有效的管理。

  ERP从其发展轨迹看,大致经历了如下三个时期的跨越:

  第一次跨越是20世纪40—50年代,由“订货点法”向“MRP”发展。“订货点法”是20世纪40年代提出的一种新的管理思想。当时人们是为了解决库存控制问题而提出的。在这一时期,由于计算机系统还没有出现,在管理工作中,它还仅仅是一种库存的订货点计划。进入50年代后,计算机系统的发展,使得在短时间内对大量数据进行复杂的运算和梳理成为可能。在这一背景下,MRP理论在订货点法的基础上开始兴起。所谓MRP(Material Requirements Planning),即物料需求计划。这一技术理论的发展,改变了传统以产品组织生产的方式,而将零部件生产与面向顾客订货的产品装配分离,按零部件生产的提前期组织生产,以便明显地压缩库存周期,保证及时供货和降低库存。

  第二次跨越是20世纪60—70年代,由“MRP”向“MRPII”扩展。MRPII(制造资源计划)是美国企业自20世纪60年代以来,在国内外剧烈的市场竞争压力下,借助日益发展的计算机技术,在探索生产规律的实践中开发出的一套完整的计算机辅助企业管理的原理与方法。应该说,由MRP向MRPII发展,是管理人员不断探索生产管理规律的结果,是在客观上将本来就存在的管理工作的内在联系,借助计算机这个工具加以规范化、条理化。这一阶段它的代表技术是CIMS(计算机集成制造系统),以追求最低库存、减少流动资金占用为目标,使市场为导向的经营理念在企业营运中得到有效的贯彻。从MRPII管理思想在企业的实际应用看,其所呈现的特点,包括数据共享,物流与资金流的统一性、摸拟预见性、管理体制系统性等。因此,20世纪70年代以来,越来越多的国家、地区的企业都风行采用这种计算机辅助管理模式。

  第三次跨越是20世纪80年代以来,由“MRPII”向ERP演进。MRPII的兴起与应用,为ERP的发展奠定了良好的基础。到了20世纪90年代初,美国著名的咨询公司Gartner Group总结了MRPII的实践经验和发展趋势,提出了企业资源计划(ERP)的概念。ERP除了具有MRPII系统的功能外,还有其独特的内涵。一方面,它增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管理、质量管理、设备管理、决策支持等功能。另一方面,从应用的意义上,其表现至少有三:其一,它是企业信息化建设的重要组成部分。在经济全球化和生产信息化大趋势下,企业的信息化建设是影响企业竞争力的一个重要因素。其二,在当今迈向网络时代的进程中,企业经营活动所出现的最大变化,莫过于企业对信息的收集、传递、集成和分散的方式所发生的变化。这种变化,扼要地说就是从以往固定的时间和地点、单独的分散的方式转变为一种在任何时间、地点都在持续不断进行的过程。而促成上述方式转变的一个重要支撑因素,是ERP应用和因特网技术。其三,上述两点,如果用一句话来表述,那就是世界步入网络时代,企业面向全球经营,市场的竞争将愈趋激烈。这一特征体现在企业管理的变革上,它意味着企业管理正步入“以IT管理企业”的时代。这也是企业导入ERP硬软件,实施ERP管理系统,并愈益发展的原因所在。

  二、ERP在会计与财务管理中的应用

  总体上讲,ERP在会计与财务管理中的应用有着两个特点:一是宏观层面的ERP的架构在扩张;二是微观层面,即ERP物理模块在不断细化。这两者的互动中,推进了会计作业模式的变化。

  从宏观层面讲,会计财务的作业方式,长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上,在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱,不论是时效性上,还是针对性上,都难以展现它的作用。当企业发生危机时,它又总是首先反映在财务危机上,不是缺少现金,就是缺乏持续经营所需的资本。在引入ERP以前,随着电脑的普及,会计系统的信息处理一般都是应用电脑作业,或是引入其它硬件来提高其自动化水平,这对满足会计核算的一般要求来说已是一大进步。但在业务流程的临近和与其它系统的集成上,则受到技术与功能不足的限制。因此,ERP在会计与财务管理中的应用,不仅相当程度上反映了上述缺陷,而且,依托这一平台,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为企业科学决策提供更好的服务。

  从微观层面讲,即ERP物理模块走向细分化。现阶段在会计领域,主要涉及以下方面:

  1.ERP系统在会计中的应用

  会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。因此,从物理层面看,ERP的会计核算模块,涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块,等等。

  以现金管理模块为例,它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP软件中,一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外,它还和应收账、应付账、总账等模块集成,自动产生凭证,过入总账。

  2.ERP系统在财务管理中的应用

  财务管理的功能主要是基于会计核算的数据,再加以分析,从而进行相应的预测,管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测,强调事前计划、事中控制和事后反馈。然而,ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、一体化的财务管理支持。这种转变体现在,它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。它在支持企业的全球化经营上,为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台,同时也能支持各国当地的财务法规和报表要求。如:提供多币种会计处理能力,支持各币种间的转换;支持多国会计实体的财务报表合并等;支持基于Web的财务信息处理。为支持企业发展电子商务和基于Internet的应用系统(如销售订单处理等),部分财务信息还可以通过Web方式收集和发布。总之,这一切,倘若在非ERP的环境下,即使靠“人海战术”来完成,其效益也是有限的。

  3.ERP系统在成本管理中的应用

  现代成本管理需要一个能协调地计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。在典型的ERR系统中,所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。具体说来,典型的或高层次的ERP成本管理涉及以下几个方面:成本中心会计、定单和项目会计、获利能力分析等系统。

  以定单和项目会计为例,它是一个全面网络化的管理会计系统,带有定单成本结算的详细操作规程。该系统收集成本,并用计划与实际结果之间的对比来协助对定单与项目的监控。系统提供了备选的成本核算及成本分析方案,从而有助于优化一个企业对其业务活动的计划与执行。

  再以获利能力分析为例,哪一类产品或市场会产生最好的效益?一个特定的定单利润是怎样构成的?这些都是获利能力分析必须涉及的问题。获利能力分析模块将帮助找到答案。同时,销售、市场、产品管理、战略经营计划等模块也将根据从获利能力分析所提供的第一手来自市场的信息来进行进一步的分析处理,公司因而能判断它目前在现存市场中的位置,并对新市场的潜力进行评估。

  归纳上述三个方面的技术特征的应用效应,有以下表现:

  其一,即时性。在ERR的状态下,资料是联动的而且可以随时更新,每个有关人员都可以随时掌握即时的资讯,这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成。一般说来,影响企业竞争力固然有许多因素,但一个很重要的因素,在于它对企业内部各种信息的把握,以及对外部市场的资讯、现状变化的了解。在当今信息社会里,不仅要知己知彼,还要贵在“即时”。能否如此,其效果迥异。以外汇市场为例,企业的国际化经营,对外币结算业务的不仅增多,而且还面临一个如何规避多元货币、汇率变动的风险的问题。如果不能对各种货币的汇率消长变化、各国客户订单、各种交易,包括应收账、应付账、总账等进行即时运作,那么,即使到手的企业利润,也会因汇率的波动或缓慢的作业而缩水。

  其二,集成性。在ERP状态下,各种信息的集成将为决策的科学化提供必要条件。在ERP尚未导入之前,知识库的信息资讯是属于过时的,更多的是局部的信息、片面的信息,乃至失真的信息。导致这种现象的原因,除了其它因素外,信息的集成机制不完善,无疑是一个重要因素。另一方面,以往的会计信息系统在面临组织增减变化时,需要花比较多的时间去修改与串联。在导入ERP之后,面对这样的变化,便可以很轻松地进行衔接,预算规划更为精确,控制更为落实,也使得实际发生的数字与预算之间的差异分析、管理控制更为容易与快速。

  其三,远见性。ERP系统的会计子系统与ERP系统的其他子系统融合在一起,会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体。这种系统整合,及其系统的信息供给,有利于财务做前瞻性分析与预测。

  三、ERP导入对会计人员角色的影响

  由于上述特点取代了传统会计功能的一大部分,因此导入ERP,实施ERP系统管理,对会计人员角色的影响是显而易见的。其中,最突出的是,当企业导入ERP系统,许多资料直接由资料产生处的人员来键入,会计信息会在交易完成后自动入账,同时进入相关分类账,并自动产出报表,且许多资料直接从系统中即时存取。这样,许多原本由会计人员来完成的基础工作已被取代,而且,从作业的质量到速度,都比人工作业好得多。那么,对这一现象应该怎么看呢?

  从表面上看,ERP的导入对会计人员来说,确实是一大冲击,或者说是一种“会计人员无事可做”的危机。但从深层次看,笔者认为,ERP的导入,本质上是会计工作内涵的新发展,是会计工作的重心转移,即从以往对数字的计量与纪录,转向对信息的加工、再加工、深加工。对这一会计作业新模式,如果借用美国IMA的话说,就是“未来会计人员将不再扮演账房,而是企业咨询者的角色。同时,会计人员提供企业咨询、分析的价值将愈来愈受到重视。会计人员在组织中所占地位及扮演的功能也日益重要”。

  从对信息的加工层面讲,由于导入ERP,不仅是一个硬软件的引进与安装的问题,而且是实施ERP系统所取得的效益。而这效益的取得及其增值,相当程度上取决于会计人员对信息进行加工的层次性,所以“再加工——深加工”是会计新模式的基本特点。

  以前,管理人员需要从财务报表中获取信息来做经营及绩效上的管理,如今的信息科技已转为可随时提供管理人员有用的信息,如此的转变强调了管理会计的贡献及重要角色。总之,随着ERP在会计领域应用的发展,将赋予新的会计作业模式以更丰富的特色。

  四、ERP在我国企业的应用与前景

  早在20世纪80年代初,我国企业就开始引进国外的MRPII软件,推行MRPII管理系统。进入20世纪90年代后,特别是90年代中期以来,企业导入ERP系统、实施ERP系统管理的趋势呈现出新的发展。从市场面看,一方面,外国的软件公司,包括SSA、FrothShift、QAD、EMS、Avalon、SAP、Baan、CA等公司先后设立销售网点,直接销售ERP软件。另一方面,我国自己的软件中心或公司,包括金蝶、用友等软件公司专门开发并推出商品化的ERP软件。再一方面,诸如世界著名的咨询公司安达信等在我国推销ERP系统。影响这些趋势发展的原因,在于我国拥有庞大的ERP市场。据有关统计资料,我国企业对管理软件的年需求量应在200亿元以上,其中对ERP软件、集团财务管理软件、商务管理软件的需求较为强烈,占90%。可见,我国企业在应用ERP上,目前已进入一个新的发展阶段。

  从应用层面看,我国企业应用ERP的态势,主要向两个方向发展,一是量的扩张,二是质的提升。从前者来看,企业应用ERP的领域,不仅只是制造业,还包括服务业和其它领域。其中,近年来特别是流通领域的企业应用ERP的比例明显上升。这与我国加入WTO的大趋势息息相关。也就是说,为了适应全球经济一体化,并能在激烈的国际竞争中求得生存与发展,我国企业正开始重视企业管理,并应用了许多企业管理软件。从后者来看,由于我国企业数目庞大,各个企业的发展阶段、技术水平、市场结构存在着很大的差异,因此,在ERP应用上,多数是走“量身定制”这一模式。据南开大学、香港城市大学对内地企业与香港企业应用MRPII的比较调查资料,在内地企业被应用最多的MRPII系统符合特征是物料系统、会计、采购、收货管理,其中会计被使用比例明显高于香港。

  就整体而言,我国企业在应用ERP上呈现出不平衡的发展态势。各个企业差距较大,能够真正成功地全面实施ERP管理系统的企业并不是很多。而且,ERP实施成功的模块主要集中在财务和供应链上。究其原因,主要是:1、对ERP的认识不够,片面认为ERP是单纯的技术问题,只重视信息流,忽视物流,对物流的控制作用认识不足;2、企业领导重视与参与程度不够,特别是乡镇企业,许多主管对此既没有充分认识,也支持不力;3、对咨询服务的价值认识不够,这使企业在软件选型和实施过程中遇到的问题不能得到及时解决。

  应该说,ERP在我国企业的应用中出现上述问题并不奇怪。因为,这些都属于发展中的问题,它既有技术面的问题,但更多的是观念更新问题。因此,今后必须加大对ERP的相关知识进行普及、宣传的力度,更广泛地扩大ERP培训和教育的宽度与深度。这是一项基础性的工作。依托这一基础,ERP在我国企业的应用,势必走向一个新的高度。「参考文献」

  [1]冯昭奎:《信息革命与流通革命》,《未来与发展》,2000年第6期

  [2]张列平:《制造资源计划(MBPII)》,《工业工程与管理》,1997年第3期

  [3]李军:《浅议ERP中的成本管理》,《企业改革与发展》,2001年第4期

林姗姗

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